Obnova po „zlém snu“

-- 25.06.12

Jak se vyhnout „zlému snu“ – v našem případě katastrofickým projektům? Když už projekt automatizace hluboko zabředl do problémů, možná je ve fázi, kdy je lepší zavolat posily pro záchranné práce namísto úplného odepsání. V článku popisujeme postup, jak se dostat z katastrofického projektu, a příznaky, které mohou poukazovat na budoucí neštěstí.

Situace je taková: Váš klient integrující automatizační systém hledí na ten nejhorší scénář, předchozí partner projekt vzdal a vy jste byli povoláni na pomoc. Ze všech stran cítíte tlak, aby se systém znovu rozběhl. Budete potřebovat hodně disciplíny, abyste tuto situaci stabilizovali a dosáhli u klienta úspěšného konce. Podívejme se, jak se z tohoto scénáře „zlého snu“ nejlépe dostat. Doporučení pro obnovu mohou pomoci konečným uživatelům stejně jako systémovým integrátorům.

Prioritizujte požadavky

Na začátku každého záchranného plánu musíte vyhodnotit, kde se nacházíte, a určit, kam se potřebujete dostat. Začněte vytvořením správného přehledu podnikových priorit. Váš klient může mít rozpracovanou velkou objednávku nebo miliony ve financování, které jsou podmíněny zabalením jedné krabice hotových výrobků k určitému datu. Je nezbytné vytřídit tyto nevyhnutelné potřeby, jež by jinak musely ještě dlouho čekat na plně funkční systém. Tímto způsobem můžete pracovat s klientem nejprve na realistickém dosažení nejdůležitějších položek. V závislosti na okolnostech mohou být některé požadavky odloženy na pozdější dobu, abyste zajistili, že bude dostatek času a zdrojů pro dokončení primárních cílů.

Vyhodnoťte situaci

Následně musíte realisticky vyhodnotit stav projektu. Některé části tohoto vyhodnocení bude relativně snadné posoudit, například jasně viditelné a hmatatelné záležitosti. Je budova dokončena (stěny, podlahy, strop, osvětlení atd.)? Je veškeré procesní a řídicí zařízení na svém místě? Jsou všechny požadované rozvodné sítě funkční a připojené? Je všechno namontováno do stojanů, sestaveno, propojeno potrubím a kabely? Těžší bude posoudit připravenost systémového programového vybavení. Obvykle lze takové vybavení rozdělit do tří velkých kategorií: vizualizace, řízení a výrobní informovanost. I když pro zajištění správné funkčnosti systému musejí běžet všechny složky společně, budete je muset zkontrolovat jednotlivě, abyste zjistili, jaká je situace.

Vizualizační programové vybavení znázorňuje stav procesního zařízení a umožňuje lidem nejrůznějším způsobem konfigurovat procesní zařízení a komunikovat s ním. Zařízení jsou často znázorněna graficky, ale nemusí tomu tak být. Při svém vyhodnocování si všímejte následujících hledisek: Jsou znázorněna všechna zařízení? Je jejich animace správná? Jsou pro každý úsek zavedeny operátorské ovládací prvky?

Jsou žádané hodnoty, vyskakovací okna ručního řízení, parametry ladění smyček a další konfigurační údaje zavedeny a jsou funkční? Řídicí programové vybavení je obvykle místem, kde se programuje veškeré řízení funkcí, řízení zařízení, blokování, reakce na chyby a další prvky. I když se konkrétní seznam těchto prvků může značně lišit, lze použít obecnou metodu vyhodnocování. Vypracujte kontrolní seznam všech společných a funkčních operací řídicího programového vybavení. Ty byste měli snadno získat ze specifikace funkcí systému.

Pokud specifikace funkcí neexistuje, vytvořte alespoň souhrn s uvedením společných operací, požadovaných funkcí a obecným popisem, jak by měly fungovat, včetně blokování a zvládání chyb. Vy a váš tým byste měli sledovat fungování řídicího programu a na kontrolní seznam zapisovat, které funkce běží správně, a které nikoli. Výrobní informovanost je odvozena od všech dat, která se pohybují uvnitř systémů a mezi nimi, od základní výrobní úrovně až po panelový dispečink. I když je tento informační záběr velmi široký, obecně má určité společné vlastnosti.

Data mohou být zasílána z jiných systémů do systémů základní výrobní úrovně za účelem konfigurace např. produktových receptur a tvorby harmonogramů, profilů čištění zařízení  a dalších parametrů. K obvyklým datům získávaným ze základní výrobní úrovně patří údaje o tom, co bylo vyrobeno, kolik toho bylo vyrobeno, jaké suroviny se spotřebovaly atd. S každým provozním úsekem systému je obvykle spojen soubor výkazů. Při posuzování relativní míry dokončenosti těchto položek byste si měli klást tyto otázky: Je stahování produktových receptur funkční? Aktualizují se harmonogramy pracovního toku správně? Zachycují se všechna relevantní data? Jsou zavedeny spouštěče událostí? Jsou výkazy v každém provozním úseku funkční? Jsou všechny dotazy a filtry funkční?

Vypracujte svůj plán

Váš přínos tomuto procesu bude nakonec dán tím, jak dobře zvládnete přenést systém ze situace, v níž se nachází, do situace, kde by měl být, a to co nejrychleji a nejbezpečněji. V tomto bodě je nutné solidní a realistické plánování. Bylo to nejspíš právě nedostatečné plánování, co přispělo ke katastrofické situaci. Vaše plánování může využívat služeb původních i stávajících dodavatelů, avšak za předpokladu, že mají odpovídající dovednosti a kapacity. Tito dodavatelé často poskytnou dobrý vhled do příčin vzniku této katastrofické situace a mají solidní znalosti stávajících systémů, které pro vás nejspíš budou užitečné. Tyto zdroje můžete často čerpat z vaší vlastní organizace, organizace klienta a případně i ze zdrojů organizace zákazníka vašeho klienta. S ohledem na vaše prioritizované požadavky sestavte svůj harmonogram, abyste zajistili, že budou splněny nejdůležitější cíle projektu.

Buďte realističtí při vytváření svého kalendáře a plánování zdrojů. V tomto bodě je lepší plánovat s ohledem na nejhorší než doufat v nejlepší. Aby byl jakýkoli plán úspěšný, musí mít podporu příslušných zúčastněných stran. Cílem v tomto okamžiku je dostat situaci rychle pod kontrolu. Proto musejí všichni účastníci chápat priority, znát svou roli, své úkoly a harmonogram. Se všemi zúčastněnými stranami pořádejte každodenní krátké porady vestoje. To bude nezbytné, aby všichni znali aktuální stav, každodenní pokrok, a především vám to umožní využít všechny dostupné zdroje k řešení případných překážek, které se mohou vynořit.

Tipy k provádění

Když máte zaveden plán a sestaven tým, začněte útočit na problém s přiměřeným očekáváním úspěchu. Během tohoto procesu může nastat nutnost řídit mnoho pohyblivých součástí. Budete muset zůstat disciplinovaní, abyste udrželi vše ve správných kolejích. Veďte si svůj kontrolní seznam a plánujte všechny systémové operace potřebné k plnění vašich primárních cílů.

U některých součástí systému může vzniknout potřeba rychlého uvedení do provozu, aby tyto součásti prováděly své základní operace. V závislosti na závažnosti plánovacích požadavků může být nezbytné obětovat robustní testování blokování a reakcí na chyby ve prospěch základní provozní funkčnosti. V takovém případě je po dosažení primárních cílů nutné vrátit se na seznamu zpět k těmto položkám a zajistit správné fungování všech blokování a reakcí na chyby.

Když jste pod časovým tlakem, je lepší nechat pracovat několik týmů. Tento přístup vyžaduje větší disciplínu a koordinaci, ale při správném provádění může zrychlit tempo projektu. Existuje několik druhů přístupu. Jedním je provozovat několik týmů 24 hodin denně. To funguje nejlépe na tři směny, obvykle desetihodinové, aby se zajistilo odpovídající překrytí začátků a konců směn. Každý tým bude potřebovat určeného vedoucího a jasné cíle. Pokud to proces dovoluje, několik týmů může pracovat na stejnou směnu, přičemž pracují na různých funkčních úsecích závodu.

Zakončete důstojně

Když se blížíte k cílové pásce, zajistěte, aby byly všechny aktivity týmů řádně zdokumentovány. Budete potřebovat soupis vad a nedodělků pro sledování otevřených otázek. Zařiďte, aby všechny problémy byly sledovány až k vyřešení. Fungování všech procesů musí být dobře zdokumentováno až na úroveň zařízení a odrážet všechny změny, k nimž mohlo dojít během tohoto procesu. Zabezpečte, aby byli všichni pracovníci závodu řádně vyškoleni k provozování a údržbě systému.

Když se prach usadí a situace stabilizuje, otevřeně si promluvte se všemi zúčastněnými stranami a prezentujte jim hlavní příčinu, která vedla ke katastrofické situaci, aby se podobným situacím mohli v budoucnu vyhnout. I když tyto zkušenosti nejsou nikdy pro účastníky příjemné, můžete „zlý sen“ či jinak katastrofickou situaci přežít a pomoci klientovi, aby se podobným nástrahám v budoucnu vyhnul. Křišťálová koule pro prevenci katastrof Po bitvě je sice každý generál, avšak s dostatečnými projektovými zkušenostmi je možno vypozorovat určité příznaky toho, že se projekt snů možná řítí do záhuby. Uvádíme několik faktorů, které byste měli sledovat, ať máte klidné spaní:

ŸMlčeti znamená zlato, to ovšem neplatí při řízení projektu. „Žádné zprávy – dobré zprávy“ není cestou k úspěšné implementaci. Pravidelné schůzky k aktualizaci stavu s výkazy prokazatelného pokroku pomohou držet váš projekt ve správných kolejích.

ŸAbsence specifikace funkcí může proměnit sladké sny v noční můry. Častokrát začíná cesta do záhuby absencí náležité specifikace Bez ní nemůžete provádět validaci a nemáte jak získat přehled o stavu vývoje řídicího programového vybavení.

ŸNa osobě záleží. Požádali jste o překontrolování technických zdrojů přiřazených vašemu projektu. Od vašeho projektového manažera jste se však nedočkali žádné reakce. To je poměrně dobrým ukazatelem toho, že váš projekt je řízen nepořádně, pokud je vůbec pod kontrolou.

ŸPozor také na stroj času. Máte pocit déjà vu při čtení několika posledních výkazů o pokroku? Když se zdá, že se zastavil čas, je nejlepší podívat se na problémy a úkoly projektu hlouběji, dříve než se věci vymknou kontrole.

ŸPokud pro dodržení harmonogramu potřebujete tu správnou konstelaci hvězd, pak zvažte solidní plánování pro nepředvídané situace. Příliš ambiciózní harmonogramy jsou dalším způsobem, jakým začínají mnohé katastrofické situace. I u těch nejlepších týmů mohou nastat nečekané stavy a pokrok se zpomalí. Ujistěte se, že ve svém harmonogramu máte bezpečnostní nárazníky a pro každý případ také realistický záložní plán.

ce

David McCarthy je prezident a CEO společnosti TriCore.

www.tricore.com

http://controleng.com/integration

Autor: David McCarthy, TriCore