Časové rozvrhy pro techniky

-- 17.03.11 19:47

Chybějící nebo nerealistický časový rozvrh je zlozvykem obvyklým u neúspěšných projektů. Nedostatečné zkušenosti při dimenzování projektu mohou vést k hrubým odhadům a časovým skluzům.

Zenonův paradox se používá v matematice při výuce infinitezimálního počtu. Zenon z Eleje (asi 450 př. n. l.) proslul svým paradoxem, tj. příběhem o závodu mezi Achillem (nejrychlejším běžcem své doby) a želvou. Jeho paradox spočíval v tom, že ať už běžel Achilles jakkoli rychle, nikdy nemohl želvu dohnat, protože když Achilles uběhl půlku vzdálenosti k želvě, ta se mezitím posunula a Achilles měl nyní před sebou větší vzdálenost k uběhnutí. Vyvrátit Zenonův paradox dokázal až příchod infinitezimálního počtu, ale neexistuje žádná vysoká matematika, která by vyvrátila Zenonův projektový paradox. Zenonovým projektovým paradoxem je to, že ať už pracujete na opožděném projektu sebeusilovněji, nikdy nebude hotov z více než 90 %.

Zeptejte se kteréhokoli projektového manažera opožděného projektu a vždy řekne, že projekt je hotov z 90 %, i kdyby utratil 200 % celkového rozpočtu a byl o měsíce či léta opožděn. Nakonec jsou tyto projekty prohlášeny za „dokončené“, i když poskytují pouze 90 % požadované funkčnosti. Chybějící nebo nerealistický časový rozvrh je zlozvykem obvyklým u neúspěšných projektů. Když si lidé tento problém uvědomí, projekt je často nevyhnutelně zaseknutý v Zenonově projektovém paradoxu. Zda-li se váš projekt vyznačuje tímto zlozvykem, zjistíte v případě, že a) neexistuje pevný časový rozvrh, b) nikdo skutečný rozvrh nezná, c) rozvrh je ve skluzu nejméně týden za každé dva kalendářní týdny. Jakmile se dostanete do této situace, je téměř nemožné dokončit projekt včas, v rámci rozpočtu a s požadovanou funkčností.

Pokud časový rozvrh máte, ale vypadá to, že je ještě tajnější než recept na Coca-Colu, pak má váš projekt výraznou vadu. Časové rozvrhy jsou cíle, které umožňují lidem plánovat jejich práci a stanovit si tempo pro dokončení práce, aniž by jim hrozilo vyhoření. Profesionální běžci by se neúčastnili závodu, v němž by jeho délku zjistili až při dosažení cílové pásky. Běžci si na základě délky závodu rozvrhnou síly, aby mohli závod dokončit a nepadnout vysílením nebo aby neběželi pomaleji, než by měli. Technici jsou na tom s automatizačními projekty stejně. Potřebují znát, jak velký projekt je, aby si mohli určit tempo pro jeho včasné dokončení a v rámci rozpočtu a aby projekt splňoval požadovanou funkčnost. Když není časový rozvrh projektu široce dostupný a zná jej a využívá pouze nejvyšší vedení firmy, má pro projekt malou hodnotu.

Pokud lidé rozvrh neznají, je nesmyslné posuzovat výkon člena týmu vzhledem ke skrytému standardu. Pokud jednotliví členové týmu neví, kde se rozvrh projektu nachází, jak se k němu dostat a jak jej číst, pak vašemu projektu hrozí problémy. Časový rozvrh by měl být viditelně vyvěšen ve výtisku nebo v projektové Wikipedii a dostupný ke zobrazení pro všechny. Pokud to vypadá, že váš časový rozvrh je ve skluzu nejméně týden za každé dva kalendářní týdny, nevěřte tomu, že to nakonec doženete. Toto není Zenonův paradox, kde řada konverguje ke konečné hodnotě. Toto je počáteční fáze Zenonova projektového paradoxu, kdy dokončení bude vždy o kousek mimo dosah. Je to nezáviděníhodná situace.

Máte časový plán, každý jej zná, ale zdá se, že každý promeškává termíny tohoto rozvrhu, zejména termíny kritické cesty, a nikdo neví, proč je projekt stále ve skluzu. Jinak řečeno, jak rozpoznat tuto situaci, když je časový rozvrh ve skluzu a vypadá to, že aktivity kritické cesty se každý týden mění. K této situaci dochází, když projektový tým chápe důležitost rozvrhu, ale nemá žádné zkušenosti v oblasti řešeného problému. Může k tomu docházet také v případě, že byl rozvrh uložen projektovému týmu bez ohledu na jeho proveditelnost. Klíčovou frází k zapamatování je, že „uložený rozvrh znamená odložený projekt“. Časový rozvrh musí být vypracován se znalostí oblasti řešeného problému, znalostí dostupné technologie, po dohodě s techniky a odborníky, pokud jde o splnitelnost časového rozvrhu, a po dohodě s vlastníky projektu, pokud jde o minimální a požadovanou funkčnost.

Dennis Brandl je prezident společnosti BR&L Consulting se sídlem v Cary v Severní Karolíně, www.brlconsulting.com. Kontaktujte jej na adresedbrandl@brlconsulting.com.

Autor: Dennis Brandl, BR&L Consulting